Waarom doen we dit ook al weer?

Binnen de huidige uitvoeringspraktijk zien we dat het traject om tot een goede aanvraag voor een (wijzigings)vergunning te komen vaak lang duurt, onder andere omdat aanvragen vaak niet goed of compleet zijn en het bevoegd gezag dan om aanvullingen en wijzigingen moet vragen. Dit kost zowel het bedrijf als de omgevingsdienst veel tijd en energie. Daarbij komt dat ieder bedrijf en/of betrokken adviesbureau zijn eigen werkwijze heeft bij het opstellen van een aanvraag. Denk aan eigen beschrijvingen voor processen, andere benamingen voor installaties en een andere structuur. De overheid moet zich zo steeds weer opnieuw verdiepen in hoe een aanvraag is samengesteld. Dit alles maakt het moeilijk snel te doorzien of aan de wettelijke indieningsvereisten wordt voldaan. Kortom: er is veel diversiteit wat leidt tot onnodige complexiteit, een langere doorlooptijd en kosten bij zowel de omgevingsdiensten als het bedrijf. Een wens en stip op de horizon is een aanvraag die ‘first time right’ is.

Structuren van de aanvraag

Door de aanvraag via een (wijzigings)register anders en gestandaardiseerd te structureren en een betere opbouw van informatie aan te bieden, is deze sneller te doorgronden. Het document wordt opgebouwd via de verschillende bedrijfsprocessen, waarbij de locatie wordt opgeknipt in onderdelen/installaties. Dit sluit aan op de manier waarop bedrijven zijn georganiseerd en past ook beter bij het concept van de Omgevingswet. Een bijkomend voordeel is dat het bij het wijzigen van een installatie overzichtelijker wordt welke informatie in de aanvraag wordt geactualiseerd. Werken met een vast vormgegeven aanvraag die snel in- en overzicht biedt en waarmee alle partijen kunnen werken, kan vervolgens leiden tot een snellere en daarmee goedkopere vergunningverlening.

Werkwijze VOPAK en ETT

VOPAK maakte gebruik van een eerder ingediende aanvraag voor een veranderingsvergunning. ETT stelt een echte aanvraag voor een revisievergunning op. Beide aanvragen zijn zelfstandig, vanuit de Handleiding, opgesteld. Eens per 3 à 4 weken vond een pilotteamoverleg plaats, waarin de voortgang en eventuele vragen over de Handleiding en/of de aanvraag zijn besproken. Bij tussentijdse vragen stonden de projectleiders klaar om deze te beantwoorden.

Belangrijke inzichten

Er is een aantal tussentijdse bevindingen te noemen ten aanzien van de opzet en het gebruiksgemak van de ontwikkelde Handleiding, maar vooral de afronding van de pilot met ETT levert nog noodzakelijke informatie op. Een nadere uitwerking van de consequenties voor vergunningverlener en toezichthouder is echter nu al mogelijk, waarmee wij aan de slag kunnen.

De structuur die de Handleiding voorschrijft werkt goed. Het levert een overzichtelijk beeld van de inrichting van het bedrijf en de manier waarop zij haar systemen gebruikt. Daarmee is de Handleiding in essentie bruikbaar, maar wordt in eerste instantie vooral gezien als een toelichting op de onderwerpen die in het Wijzigingsregister moeten worden ingevuld. Het is geen stappenplan of plan van aanpak voor het opstellen van een gestructureerde aanvraag. Om dit te ondervangen, is aanvullend een stappenplan geschreven. Idealiter wordt dit onderdeel gemaakt van de Handleiding.

Het Wijzigingsregister is praktisch van aard, het is een ‘invuloefening’ met toelichtingen bij de in te vullen velden. Wel geldt dat het nog niet compleet is op alle milieuthema’s, waardoor het voorlopig nog niet bruikbaar is voor bedrijven uit andere branches.

Werken volgens de Handleiding en het Wijzigingsregister vraagt in eerste instantie een stevige tijdsinvestering, maar kan in potentie op termijn tot minder werk leiden.