Digitaliseren van vergunningen met Digi-V®
Interview met Ingmar Emons
en André Batenburg
Eén van de doelen van het programma Altijd Actuele Digitale Vergunning is een actueel inzicht in de vergunde situatie, gebaseerd op data. Om tot een actuele status te komen, is de applicatie Digi-V® ontwikkeld, waarin de vergunningen van risicovolle bedrijven geconsolideerd worden opgenomen. Door dit systeem zie je in één oogopslag welke regels gelden voor welk bedrijf, ook de veranderingen die door een nieuw besluit zijn doorgevoerd. Achter de schermen wordt keihard aan de verdere ontwikkeling van het systeem gewerkt. Een basisversie van Digi-V® is af en aan DCMR Milieudienst Rijnmond ter beschikking gesteld. We spreken met twee visionairs over hun zienswijze op het programma en Digi-V® vanuit een IT-perspectief. André Batenburg is lead architect van de afdeling Informatisering & Automatisering bij de provincie Zuid-Holland, en stelselarchitect Omgevingswet voor het Interprovinciaal Overleg (IPO). In die hoedanigheid is hij betrokken bij de ontwikkeling van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) bij het Rijk. Ingmar Emons is Solution Architect bij zowel Rijkswaterstaat als DCMR en helpt met het opzetten en inrichten van het vergunningensysteem.
Wens van de opdrachtgever Digi-V® zorgt dat we de vergunningverlening voor bedrijven die de provincie als bevoegd gezag hebben efficiënter, digitaler en transparanter maken door alle data te clusteren in 1 digitale bron van informatie.We vragen beide heren hoe de zoektocht naar de wens van de opdrachtgever verlopen is en waarom Digi-V® (vanuit het AADV-programma) hier het antwoord op is. Batenburg: “Er is vanuit meerdere hoeken behoefte aan het beter ontsluiten van milieuvergunningen, waarbij met name aansluiting op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) wenselijk is. Voor ‘provinciale’ vergunningen kan dit nu nog niet. De provincie en DCMR Milieudienst Rijnmond zijn de uitdaging aangegaan dit wel mogelijk te maken en delen het opdrachtgeverschap voor het AADV-programma. Mijn opdracht vanuit de provincie was om te kijken vanuit het gewenste eindperspectief, dus vooruitkijken over een langere periode. Wat kunnen we later met de digitale vergunning in het algemeen en Digi-V® in het bijzonder?
In de pilotprojecten die we in eerste instantie deden, werd meer gekeken naar de eerste stappen. Dat was af en toe best lastig, omdat de ontwikkelingen vooral op het nu gericht waren. Ik heb daarom binnen DCMR, maar buiten het programmateam en de betrokken Business Analist, gezocht naar contact met gelijkgestemden die wat verder mee konden kijken en denken. Emons vult aan: “De Business Analist hield de MVP (Minimum Viable Product, de basisversie)-vereisten heel strak en goed in de gaten. Verder kijken naar de toekomst is dan lastig. Onder water keken we natuurlijk al wel vooruit.” Batenburg: “We zijn tevreden met de ontwikkelingen en resultaten tot nu toe en kijken positief naar de toekomst van de digitale vergunning.”
Emons: “Mijn zoektocht naar een goede oplossing startte op het moment dat ik een presentatie gaf over het omgevingsbeleid, meer specifiek het digitaliseren van beleidsstukken.
Ik werd hierna benaderd door Ruud Berden vanuit het programma AADV, die zijn interesse in de aanpak kenbaar maakte en op zoek was naar aansluiting. Hij was benieuwd of we dit ook konden inzetten voor DCMR. We zijn met elkaar en een aantal andere kopstukken van het programmateam om tafel gegaan en zijn de verkenning gestart. Wat wij wilden digitaliseren bestond nog niet, we zijn dus met een blanco sheet begonnen.”
Ingmar: "Het is voornamelijk de uitdaging van het opbouwen van een datamodel aan de hand van de huidige structuur van een vergunning."
Digitaliseringsslag De ontwikkeling van het programma AADV en Digi-V® is een ware digitaliseringsslag. De visies hierop zijn duidelijk. Emons geeft aan dat hij het interessant vindt om een leesbaar document om te zetten naar een object in een database. “Je zet als het ware de papieren werkelijkheid om naar een digitale wekelijkheid. Een mooie en nodige stap voorwaarts.” Batenburg zegt hierover: “Deze digitaliseringsslag heeft een grote impact op de werkwijze van degene die een aanvraag behandelt. Voorheen kopieerde je de situatie zoals die was en paste je dat vervolgens aan. Daardoor ontstond een stapeling van werkelijkheden. Met het gestructureerd vastleggen van informatie, wat nu bij het gebruik van Digi-V® gebeurt, doe je dit in feite nog steeds, maar minder vanuit tekstverwerking. Het is echt een andere manier van werken.”
Technische uitdagingen Het digitaal beschikbaar maken van vergunningen in Digi-V® is een majeure operatie die niet zonder slag of stoot verloopt. Zowel Batenburg als Emons kwam en komt technische uitdagingen tegen bij de ontwikkeling van het systeem. Batenburg: “In de huidige situatie geef je vergunningen apart af. Voor burgers, overheid, bedrijven of DCMR zelf is inzicht in de huidige situatie lastig door losse besluiten over de vergunningverlening. Het kost veel tijd om de actuele situatie te achterhalen. Ook voor Toezicht is het lastig om op basis van een onoverzichtelijke stapel besluiten daadwerkelijk toezicht te houden en te handhaven. Onze visie is de registratie per geval goed vast te leggen, maar wel dusdanig dat je de mogelijkheid hebt om het stuk digitaal te doorlopen. Wat is de vergunde situatie en daaraan gekoppeld een tijdreis: hoe is de situatie nu versus een jaar geleden?”
Emons: “Als ik terugkijk op de bouw zie ik voornamelijk de uitdaging van het opbouwen van een datamodel aan de hand van de huidige structuur van een vergunning. En daarbij bijvoorbeeld ook de synchronisatie met het zaaksysteem en de export naar Word. “ Batenburg vult aan: “Ik zie ook nog een projectmatige uitdaging. Er is een bepaalde scope waarbinnen je werkzaamheden uitvoert. Bepaalde koppelingen vallen hierbuiten, maar bij omzetting naar Word blijken er meer afhankelijkheden te zijn met andere projecten binnen DCMR. Dit is lastig, omdat je vanuit je eigen project niet weet wat de planning van andere projecten is. Daar moet je dus regelmatig achteraan om onderling af te stemmen.” Emons knikt instemmend en voegt toe dat nu onderzocht wordt of een koppeling met de aanvraag onderdeel van Digi-V® wordt.
“Koppelingen zullen een steeds wezenlijker onderdeel van de Digi-V®-applicatie worden. Wat er moet gebeuren, hoeft niet ingewikkeld te zijn. Afhankelijk van de mogelijkheden van de bron kan een koppeling gerealiseerd worden met een import of een volledige Application Programming Interface (API)-koppeling.
André: "We moeten zorgen dat de oplossingen die we aanbieden ook in te passen zijn bij andere omgevingsdiensten."
“Klopt”, zegt Batenburg. “Waar we voor moeten waken is dat DCMR kijkt vanuit het eigen systeemlandschap. We moeten zorgen dat de oplossingen die we aanbieden ook in te passen zijn bij bijvoorbeeld andere omgevingsdiensten.”
Voordelen van Digi-V® Naast technische uitdagingen is er ook een aantal voordelen te benoemen wanneer wordt besloten Digi-V® in te zetten. Batenburg beaamt: “We maken in ieder geval een kwaliteitsslag. In het verleden doorzochten we allemaal aparte teksten, nu hebben we alles bij elkaar. De huidige varianten beschrijven meer de geldigheid van de teksten, de datum van inwerkingtreding en de beëindiging. De kwaliteit van de beschrijvende informatie wordt hierdoor beter. Daarnaast is het bijwerken van een registratie eenvoudiger dan voorheen. Zo kun je sneller inspelen op een hogere frequentie van kleinere wijzigingsverzoeken.” Emons voegt toe: “Gebruikte bronnen worden beschreven en vastgelegd, de terminologie is uniform. Een wijzigingsvergunning kan direct gestart worden, je kunt via allerlei labels aan de voorschriften zien welke regels van toepassing zijn.
Daarnaast kun je de database via allerlei invalshoeken benaderen voor informatie. Voorheen kon dit alleen via het Word-document. Daarbij beogen we uniformiteit door een meer beknopte en consistente nummering over vergunningen heen.” Het programma AADV speelt in op de komst van de Omgevingswet. Door het digitaliseren van vergunningen en ze vast te leggen in één digitale bron ontstaat de mogelijkheid om de regels die vastliggen in ‘provinciale’ vergunningen straks wel gestructureerd te ontsluiten via het DSO. Batenburg geeft aan ‘één digitale bron’ een behoorlijk statement te vinden. “Elke instantie heeft zijn eigen bronregistratie, de informatie ontsluiten we volgens een standaard. Door deze standaard kan ook de markt oplossingen leveren voor de bronregistratie.” Volgens hem is er zeker een belangrijke randvoorwaarde te noemen voor het goed ontsluiten van vergunningen, namelijk: “Alle registraties die bevoegd gezagen hebben, worden volgens een standaard format aangeleverd. Daar moeten goede afspraken over worden gemaakt.”
Om nu al te zeggen dat Digi-V® dé oplossing is om tot een goed landelijk overzicht van alle decentraal verleende vergunningen te komen, is wellicht wat vroeg volgens Batenburg. “Digi-V® is gericht op milieuvergunningen. Als andere vergunningen ook vanuit deze applicatie moeten komen, hebben we nog stappen te zetten. Andere vergunningen stellen namelijk ook andere eisen aan de registratie. Je kunt de vraag stellen welke relatie er is tussen voorschriften en de considerans, wat is de volgorde waarin je presenteert? Vooralsnog voeren we deze discussie binnen één organisatie. Als je dit met meer organisaties doet, krijg je deze vraag weer terug. Standaard is niet per se dé standaard. We hebben hierin echt nog stappen te zetten samen.” Emons geeft aan nu druk te zijn met de milieuvergunningen. Deze hebben een gelijksoortige opbouw. Gestart is met de meest complexe vergunningen. “In de toekomst volgen wellicht andere soorten die andere eisen met zich meebrengen, ik sluit me hierin aan bij André.”
Actualiteit van het systeem Kijkend naar uitdagingen om het systeem actueel te houden, geeft Emons twee punten aan. Aan de ene kant de eerder besproken koppelingen die nu buiten scope vallen, maar steeds belangrijker worden, zoals LRSO (Landelijke Redactie Standaardteksten Omgevingsvergunning) en de Word-export. Digi-V® moet exact hetzelfde aangeven als het zaaksysteem. Op termijn is een API wenselijk om aan te haken op de verschillende bronnen.
Dubbel opdrachtgeverschap Met een dubbele opdrachtgever voor het AADV-programma zijn we benieuwd naar de samenwerking vanuit IT bezien. Hoe zijn de contacten tussen de provincie en DCMR? Batenburg: “We hebben regelmatig overleg. De frequentie is wisselend. Soms is bij elkaar komen meer noodzakelijk dan op andere momenten. Met de ICT-architecten en Informatiemanagement vindt regulier overleg plaats, met andere disciplines zoals Archivering en Beveiliging & Security niet. Hier moeten we wel rekening mee houden: gaandeweg het traject worden meerdere disciplines ‘geraakt’, we moeten hen wel meenemen in dat wat we doen.” Emons: “Wij hebben recent een beheerder met veel kennis en ervaring aangenomen. Het IT-team van DCMR en adviesbureau Adromi, die de consolidatieslag doet, hebben structureel overleg. De technische implementatie komt nu vanuit de PZH-tenant. DCMR zal als eerste worden aangesloten op deze omgeving, waarna we een blauwdruk hebben om ook andere omgevingsdiensten aan te kunnen sluiten. De werkzaamheden hiervoor worden afgestemd met het IT-team van DCMR. Er wordt ook gebruikgemaakt van architectuurtoetsen. Batenburg: “Het eindplaatje is gemaakt. Aan de hand daarvan bepalen we welke deelvragen horen bij wat we nu bouwen. De verschillende toetsvragen bespreken we tijdens interne sessies. Op die manier weten we ook in welke mate de architectuur gevolgd wordt en tegen welke problemen we aanlopen.”
De toekomst Tenslotte: hoe ziet men de toekomst voor AADV? In 2022 komt Digi-V® voor iedereen beschikbaar. Wat staat er nog meer op stapel? Emons: “Meerdere omgevingsdiensten laten aansluiten, geofunctionaliteit wordt toegevoegd aan installaties en locaties, het (verder) digitaliseren van de aanvraag en we sluiten bronnen op een meer technische manier aan. En uiteraard zijn ‘we’ straks verbonden met het DSO.” Batenburg geeft aan dat Emons vooral functionele uitbreiding ziet. Er zijn ook andere keuzes. “1. We doen dit voor DCMR en de provinciale vergunningen van Zuid-Hollande omgevingsdiensten. Het systeem is dadelijk voor iedereen beschikbaar. Maar wie is iedereen? Het programmateam investeert tijd in een breder gebruik en landelijke uitrol door IPO en IenW. 2. Nu is er een bepaald type vergunningen dat je ondersteunt, op den duur wil je dit verbreden naar andere vergunningen. Het programmateam moet de juiste keuzes maken om het draagvlak te verbreden. Misschien is het juist beter om die kant op te gaan, dan te zoeken naar uitbreiding van de functionaliteit. Het is een grote stap om allerlei soorten vergunningen in mee te nemen, we kunnen ons daar lelijk in verslikken. Het team is erg klein, er gelden veel randvoorwaarden. De positie van het programma wordt dan wellicht ook anders, omdat ook landelijke partijen een rol spelen, etc.”
