Aan het werk
Door de ogen van de vergunningmaker: hoe werkt Digi-V®?
André de Jong werkt al sinds 1986 bij DCMR. Voorheen als toezichthouder, nu al jaren als vergunningmaker. In zijn portefeuille heeft hij vooral afvalstoffenbedrijven, die hij vroeger controleerde en waarvoor hij nu de vergunningen maakt. Hij besloot zelf aan zijn leidinggevende te vragen of hij met Digi-V® aan de slag kon om zo de veelheid aan documenten te kunnen stroomlijnen en overzicht te krijgen. We vragen hem hoe hij het systeem ervaart.
“Het maken van een vergunning is complex werk. Ze ‘groeien’ na de basisvergunning door wijzigingen van het bedrijf, actualisatieslagen door de overheid, voorschriften die vervallen of worden aangescherpt, etc. Op een gegeven moment heb je vijf à zes vergunningen in je hand en zijn er ook nog algemene regels van toepassing. Het zong al enige tijd rond dat er wordt gewerkt aan een systeem om vergunningen digitaal te maken, dat we nu zo ver zijn, vind ik heel erg prettig! Ik ben er een jaar tussenuit geweest, bij terugkomst kreeg ik een aanvraag van een nieuwe oprichtingsvergunning van een bedrijf. Ik heb mijn leidinggevende gevraagd of ik deze in Digi-V® kon maken. Daarnaast voer ik voor een ouder, groot bedrijf uit mijn portefeuille de vergunningen in Digi-V® in om overzicht te krijgen van de geldende regels bij dat bedrijf.”
Digitaliseren heeft meerwaarde
“Ik zie veel voordeel in het digitaal maken van vergunninginformatie. Bij een groot bedrijf zie ik dat ik soms niet meer eenvoudig weet wat van kracht is. Daarom klopte ik destijds aan bij mijn leidinggevende om met Digi-V® te beginnen. Met een toegangscode kreeg ik toegang tot de omgeving, daarna kon ik aan de slag en ervaring opdoen”, vertelt André. Ook is hij bij een van de werkateliers geweest. “Prettig om op deze manier bij elkaar te komen met bouwers, collega’s van andere omgevingsdiensten en mensen van het implementatieteam. Door de korte lijntjes bespreek je eenvoudig en snel problemen én wensen waarmee je je werk kunt optimaliseren.”
Gedetailleerde verslaglegging
Op dit moment besteedt André ongeveer een dag per week aan Digi-V®, waarbij hij het systeem steeds gerichter uitprobeert. Recent heeft hij een oprichtingsvergunning vanuit de basis opgebouwd, die binnenkort ter inzage wordt gelegd. Hij hoopt hier binnenkort een datum op te zetten en ‘m ook in Digi-V® af te ronden. “Bij het invoeren van bestaande vergunningen is het belangrijk om continue scherp te zijn op wat je doet om zo fouten te vermijden. Bij de oprichtingsvergunning ging het overbrengen van informatie van Digi-V® naar ons eigen VTH-systeem en vice versa vrij eenvoudig. Bij het invoeren van de revisievergunning ging dit anders: die moest ik opknippen om te voldoen aan het Digi-V® format. Eén op één lukt helaas nog niet. Daarbij kom je al kopiërend fouten tegen die in de originele beschikking zitten, maar wel vergund zijn. Eigenlijk doe je eenvoudig administratief werk met kopiëren-plakken, maar toch maken we gebruik van het vierogenprincipe: iedere handeling die ik doe, wordt door een collega nagelezen. Je raakt heel snel blind voor je eigen fouten en dat kan niet, want is een vergunning vastgesteld (in Digi-V®), dan is ‘ie min of meer versteend en (in de basis) niet meer aan te passen. Het moet dus écht goed zijn wat je doet.”
“Dat er een systeem is om vergunningen digitaal te maken, vind ik erg prettig!”
Onderzoek naar de mogelijkheden
Aandachtspunten zijn volgens André vooral de inhoudelijke bevindingen. Hij zegt: “Je hebt te maken met verschillende gebruikers die allemaal een eigen stijl hebben. Ik vind dit op zich geen probleem, maar om het maximale uit het systeem te halen, moeten we wel op zoek naar uniformiteit. Zo heb je bijvoorbeeld ook features in Word die in Digi-V® (nog) niet bestaan. Het is wel een wens om ze te kunnen gebruiken bij het opstellen van een beschikking. We zitten wat dat betreft nog in de opbouwfase met twee systemen. Best lastig, want je kunt in Digi-V® wel beginnen met het opbouwen van een vergunning, maar moet het vervolgens wel naar het zaaksysteem overzetten om het op briefpapier te krijgen met handtekeningen en parafen. De stap om dit te vereenvoudigen is er nog niet. Hierdoor voelt het als dubbel werk. En je moet de export uit Digi-V® opnieuw opmaken. Dit ziet er anders uit dan moet volgens de regels.”
Tot aan het pensioen André spreekt één andere collega die intensief met Digi-V® werkt, maar weet dat er nog een aantal anderen betrokken is. “Op dit moment hebben we 22 bedrijven ingevoerd. Ik weet wie ermee bezig zijn, maar heb verder geen contact over hun werkzaamheden of bevindingen. De mijne bespreek ik met mijn teammanager. Ik ben van plan tot aan mijn pensioen (over twee jaar, red.) verder te gaan met het invoeren van vergunninginformatie van ‘mijn’ afvalbedrijf. Dat is nog een hele hoop werk, ik ben tevreden als ik de basis op orde heb. Ben ik op tijd klaar, dan wil ik me buigen over het invoeren van andere vergunningen. Het einde is nog niet in zicht, maar ik ga ervoor!”
Benieuwd hoe een vergunningverlener over Digi-V® denkt?
Lees dan hier het interview met Anne Bonewit van Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid!
Deel deze pagina
